PALOPO – Pemerintah Kota Palopo melalui Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) terus berbenah dalam mempercepat pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan digitalisasi administrasi perkantoran. Terbaru, sebuah inovasi sistem pengelolaan kearsipan berjudul "SIAP DI COD" (Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Manual Melalui Digitalisasi Drive Berbasis QR Code) resmi diperkenalkan untuk menata administrasi persuratan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Inovasi yang diinisiasi oleh Irsan Jaya, Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) hadir sebagai solusi konkret atas tantangan pengelolaan surat-surat manual (non-Srikandi) yang selama ini masih menumpuk dalam bentuk fisik dan rentan mengalami kerusakan atau kehilangan.
Sistem "SIAP DI COD" memanfaatkan teknologi penyimpanan awan (cloud storage) melalui Google Drive yang dikelompokkan secara sistematis berdasarkan tahun dan sifat surat. Untuk mempermudah dan mempercepat proses pencarian, akses ke dokumen-dokumen digital tersebut diintegrasikan menggunakan lembar kendali yang dilengkapi dengan stiker kode respon cepat (QR Code).
Sekretaris DPMPTSP Kota Palopo selaku Mentor Inovasi, memberikan dukungan penuh terhadap implementasi proyek ini. Menurutnya, langkah ini menjadi bagian penting dalam membangun efisiensi kerja di lingkungan sekretariat.
"Melalui sistem SIAP DI COD, pencarian arsip surat yang dulunya membutuhkan waktu lama karena harus membongkar tumpukan berkas di gudang, kini bisa dilakukan dalam hitungan detik hanya dengan memindai QR Code lewat ponsel. Ini adalah langkah nyata menuju tata kelola pemerintahan yang lebih modern, bersih, dan akuntabel," ujarnya.
Sistem kerja "SIAP DI COD" membawa perubahan signifikan pada efisiensi ruang dan waktu. Prosesnya dimulai dari pemilahan dokumen, pemindaian (scanning) berkas fisik menjadi format digital, hingga pengunggahan ke dalam folder database yang terstruktur. Stiker QR Code yang dicetak kemudian ditempelkan pada fisik buku agenda atau lembar kendali utama sebagai pintu masuk digital bagi pegawai yang membutuhkan dokumen tersebut.
Selain memangkas birokrasi pencarian dokumen internal, sistem ini juga dirancang untuk mengamankan data-data penting dinas dari risiko bencana fisik, sejalan dengan core values ASN BerAKHLAK, khususnya nilai Kompeten dan Adaptif dalam memanfaatkan teknologi penunjang kerja.
“Kami ingin memastikan bahwa setiap surat masuk maupun surat keluar manual di DPMPTSP terdokumentasi dengan aman, rapi, dan dapat diakses dengan cepat tanpa terhalang sekat ruang kerja. Digitalisasi ini diharapkan mampu mendukung kelancaran arus informasi di internal dinas, guna menyokong pelayanan publik yang prima di Kota Palopo,” pungkas Irsan Jaya, sang inovator.
Pelaksanaan aksi perubahan ini telah melewati berbagai tahapan, mulai dari koordinasi internal, pembuatan struktur folder berbasis cloud, uji coba sistem, hingga sosialisasi langsung kepada rekan sejawat di lingkungan DPMPTSP Kota Palopo demi keberlanjutan sistem di masa yang akan datang.
.png)
